الفاتورة الإلكترونية تعد نقلة نوعية في العالم الرقمي ،وتعتبر من أهم الخطوات التي تم اتخاذها لمواكبة التطور والتخلص من المعاملات الورقية.
ولكن نظرا لحداثة نظام الفاتورة الإلكترونية نجد العديد من الممولين يتساءلون عن خطوات تنفيذها.
وسنتناول بالتفصيل جميع خطوات إنشاء الفاتورة الإلكترونية وتطبيقها.
ما هي الفاتورة الالكترونية وما هي اهميتها للشركات المصرية؟
الفاتورة الإلكترونية أو ( الفواتير الإلكترونية ) هي مستندات إلكترونية يتم إرسالها إلى المستلم عبر الوسائل الإلكترونية ،مثل البريد الإلكتروني أو الفاكس.
الفاتورة الإلكترونية تحتوي على جميع تفاصيل الفاتورة ذات الصلة ويمكن أرشفتها للرجوع إليها في المستقبل.
الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يمكن تخزينه وتبادله إلكترونيًا. إنه بديل للفواتير التقليدية في نظام إلكتروني يمكن من خلاله تتبع معاملات المبيعات بشكل كامل.
أطلقت مصر هذا النظام للقضاء على الفواتير والإشعارات الورقية التي ظلت متأخرة في عصر رقمي بالكامل.
الفواتير الإلكترونية تمثل نقلة نوعية في العالم الرقمي، ولهذا النظام له فوائد عديدة للشركات المصرية.
- تقلل إجراءات الفحص الضريبي
- تسهل عملية إعداد الإقرارات الضريبية و تخفف العبء على الموظفين
- تحقق مفهوم العدالة الضريبية
- تمكن من اكتشاف الأخطاء الرقمية بسهولة
- تحمي من التعامل مع الشركات الوهمية
خطوات إنشاء الفاتورة الإلكترونية وتطبيقها
الفواتير الإلكترونية الآن أصبحت إلزاميه لبعض الممولين ،وتسعى الحكومة جاهدة لتطبيق هذا النظام في جميع القطاعات في المراحل القادمة للقضاء بشكل كامل على عصر الورق ومواكبة التقدم.
أعلنت مصلحة الضرائب المصرية عن خطوات عمل وإصدار الفاتورة الإلكترونية .
الخطوة الأولى: التسجيل في المنظومة
لتتمكن من استخدام الفاتورة الإلكترونية ،يجب على الممول التسجيل أولاً في النظام عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى einvoice@eta.gov.eg متضمن البيانات التاليه :
- نسخة من طلب التفويض المعتمد من الشركة مع توقيع البنك الخاص بها
- صورة بطاقة الرقم القومي
- صورة شهادة التسجيل الضريبي
- صورة البطاقة الضريبية
يتطلب التسجيل تقديم بيانات عن الشركة والشخص المخول. هذه البيانات تشمل:
- رقم تسجيل الشركة
- البريد الإلكتروني للشركة
- رقم الهاتف
- اسم المفوض
- الرقم القومي للمفوض
- رقم هاتف المفوض
- البريد الإلكتروني الخاص به
تحدد مصلحة الضرائب مهلة 48 ساعة لتسجيل الحساب, بمجرد مرور 48 ساعة على تاريخ التسجيل ،ترسل مصلحة الضرائب رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني تحتوي على رقم مرجعي لتأكيد التسجيل. ثم يذهب الممول إلى مكتب الضرائب الخاص به لتقديم أصول المستندات المرفقة ،ويتم فتح الحساب المصرفي في غضون 24 ساعة.
يجب الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني بعد هذه الخطوة, للحصول على توقيع إلكتروني ،يجب عليك زيارة إحدى جهات الترخيص وتقديم المستندات اللازمة للحصول على التوقيع.
يستخدم نظام الفوترة الإلكتروني نظام ترميز موحد, يتكون نظام الكود هذا من إثنين من المعايير الأساسية: GS1 و EGS, رقم الكود هذا فريد لكل منتج ويمكّن نظام الفوترة الإلكتروني من تحديد المنتج وتسهيل محاسبته.
ويمكنك برنامج EgyptInvoice من إصدار الفواتير الإلكترونية بكل سهوله وذلك لترابطه التام مع منظومة الفواتير الإلكترونية بمصلحة الضرائب المصرية.ملية الفاتورة الإلكترونية هي تسجيل التوقيع الرقمي.
ثانياً: تسجيل حساب رقمي للممول
وفقًا لنظام الفوترة الإلكتروني ،يمكن للممول إنشاء حساب رقمي يمكن استخدامه لدخول منظومة الفوترة وإدارة المندوبين ،كما يتمتع المفوض بصلاحية التسجيل.
بعد تسجيل القرض الأول ،يتلقى الممول دعوة لتسجيل الحساب الرقمي في متصفحه. يجب عليه بعد ذلك فتح تلك الدعوة واستكمال البيانات المطلوبة.
عند التسجيل ،ستتلقى رمز تأكيد ،وهو كلمة مرور لمرة واحدة (OTP). أدخله وتابع التسجيل. هنا ،يمكن للممول إرسال دعوة إلى الممثل الأول للشركة.
ثالثاً: تسجيل مفوضين إضافيين
الممثلون المفوضون هم أشخاص أو أنظمة لديهم إذن بالدخول إلى نظام إلكتروني نيابة عن ممول وإدخال بعض البيانات للممثل مثل: رقم الحساب المصرفي واسم الحساب واسم صاحب الحساب وما إلى ذلك.
وللتسجيل يتم إدخال البيانات التاليه
- الاسم الأول
- الاسم الأخير
- الرقم القومي
- البريد الإلكتروني
بعد الضغط على زر إرسال دعوة ،سيتلقى المندوب رسالة بريد إلكتروني يجب عليه فتحها لإكمال البيانات المطلوبة.
ملاحظة: يمكن أيضًا تسجيل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لتمثيل الممول.
إرسال الفواتير
يتيح لك هذا النظام إرسال الفواتير إلى مصلحة الضرائب بعد إتمام عملية الدمج والتوقيع الإلكتروني ،وستكون بيانات تلك الفواتير بصيغة XML أو JSON.
يمكن إثبات صحة المستندات المرسلة من خلال:
- الرقم القومي للأفراد
- هيكل الفاتورة
- الحقول الأساسية التي يجب تضمينها في كل مستند هي:
- الحقول البسيطة (قيمة الحقل ووجوده)
- صحة التوقيع الإلكتروني
- معرفة من هو المكلف وهل سجل في ضريبة الدخل أم لا.
- الأكواد الموحدة سواء كانت GS1 أو EGS
- يتم حفظ الفاتورة الأصلية كسجل قائم على الكمبيوتر ؛ يتم بعد ذلك التحقق من صحة إشعارات الخصم والإضافة بالرجوع إلى الفاتورة الأصلية للتأكد من صحتها.
إلغاء الفواتير
إذا أخطأت في كتابة الفاتورة ،يمكنك إلغاؤها. يرسل النظام إشعارًا إلى المستلم ،ويمكنه قبول طلبك أو رفضه.
ملاحظة: الفاتورة قابلة للإلغاء خلال 3 أيام فقط من تاريخ إصدارها.
التعديل على الفاتورة
يسمح نظام الفوترة الإلكتروني بتعديل المستندات من خلال استخدام إشعارات الخصم والإضافة.
تلتزم الهيئة بتسهيل عملية تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية في الشركات والمؤسسات المختلفة وخاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة. وبناءً عليه ،أعلن الموقع الرسمي للهيئة أن الشركات التي لا تستخدم برامج تخطيط موارد المؤسسات ستتمكن من مراجعة جميع مستندات الصرف الخاصة بها إلكترونيًا. الوصول إلى التقارير ولوحات المعلومات.